社内請求書システム「DOBER」リニューアルのお知らせ

請求書システム「DOBER」全面リニューアル

〜帳票の発行から保存・検索まで、ひとつの画面で完結〜

社内の請求書作成を支えてきた帳票発行システム「DOBER(ドーベル)」を全面リニューアルしました。新しいDOBERは、発行した帳票を電子帳簿保存法の要件に沿って保存し、日付・金額・取引先で横断検索できます。毎月の定期請求書の自動作成・発行や、会計ソフトへ一括転記できるCSVの出力にも対応しました。

リニューアルの背景

DOBERは約15年前、請求書作成の手間を減らすために社内メンバーが開発した手作りのシステムです。見積書から請求書、領収書までをWebで作成できる手軽さで、長年にわたり日々の請求業務を支えてきました。

一方で、この15年で請求業務を取り巻く環境は大きく変わりました。電子帳簿保存法により、メールで送った請求書などの電子取引データは電子のまま保存することが求められています。また、毎月同じ内容で発行する請求書の作成が、担当者の負担として残っていました。

そこで、これまでのデータを引き継いだまま基盤を一新し、新しい機能を盛り込んだシステムへと生まれ変わらせました。

主な新機能

1. 電子帳簿としての保存

発行した帳票はPDFとハッシュ値をあわせて保存し、発行後は書き換えも削除もできない仕組みにしました。内容を訂正するときは新しい版を発行し、元の帳票は「修正により無効」として残ります。

• 発行・修正・取消などの操作を、操作者・日時・理由とともに履歴として記録
• DOBERからメール送付した帳票は、送付日時・送付先・送った版を記録
• 取消した帳票も物理削除せず、理由とともに保持

2. 帳簿の検索と一括出力

見積書・発注書・納品書・請求書・領収書を、種類や状態をまたいで横断検索できます。取引日・金額の範囲指定や取引先名を組み合わせて絞り込め、「あの月のあの請求書」がすぐに見つかります。

検索結果はPDFで一括ダウンロードできるほか、税務調査などに備えて操作履歴や検索用データをまとめて出力することもできます。

3. 定期請求書の自動発行

毎月の保守料や利用料など、同じ内容で繰り返す請求を一度登録すれば、締め日に合わせて請求書を自動で作成・発行します。

1. 定期請求として取引先・明細・締め日を登録
2. 締め日の数日前に、編集できる請求候補が自動で作成される
3. その月だけの追加明細があれば追記して確認
4. 締め日を過ぎると請求書PDFが発行され、電子帳簿として保存

契約が終わった取引先は「停止」にするだけで、次回以降の発行が止まります。

4. 会計ソフトへの一括転記(CSV出力)

発行した請求書と入金の記録を、会計ソフトにそのまま取り込める仕訳CSVとして出力できます。これまで手作業で行っていた売上・入金の転記が、ダウンロードと取り込みだけで終わります。対応している会計ソフトは、弥生会計・マネーフォワード クラウド会計・freee会計の3つです。

• 請求書の発行を売上仕訳、入金を入金仕訳としてそれぞれ出力
• 取引先と期間で絞り込んだ結果をそのままダウンロード
• 一部入金や複数回に分けた入金も記録・出力可能

5. 分割・合算・返還など、取引に合わせた請求書発行

「着手金と残金で分けて請求したい」「月内の納品をまとめて請求したい」といった実務のよくある形に、そのまま対応できるようになりました。これまでのように取引を作り直して請求書を分ける必要はありません。

• 分割請求書: 1つの取引を割合(%)または金額で分け、複数回に分けて請求。請求済みの金額を管理し、二重請求を防ぎます
• 合算請求書: 複数の納品書や複数の取引を、1枚の請求書にまとめて発行
• 返還請求書(返還インボイス): 発行後の値引きや返品を、元の請求書を書き換えずに別の帳票として発行

そのほかの改善

• インボイス制度(適格請求書)の記載事項に対応
• 二要素認証によるログインの強化

概要

カナダ子会社を開設しました

2022-10-01

謹賀新年 2023年新春のご挨拶

2023-01-03

Quartile Ltd.と資本、業務提携しました

2017-06-01

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